So funktioniert es
Architektur und Signatur-Workflow
XignAll läuft vollständig auf Ihrem Rechner. Keine Dokumente verlassen Ihre Umgebung. So arbeitet jeder Schritt.
Phase 1 — Dokumentvorbereitung
Vor der Signatur müssen Quelldateien als PDF vorliegen. Der Pipeline-Tab automatisiert Konvertierung und Bereinigung.
Quelldateien werden nie verändert. Jeder Schritt schreibt in einen eigenen Ausgabeordner.
Phase 2 — Digitale Signatur
XignAll nutzt pyhanko für PAdES-Signaturen. Jede Signatur wird als inkrementelles PDF-Update eingebettet und erhält bestehende Signaturen.
Signaturformat
- → PAdES — PDF Advanced Electronic Signatures
- → eIDAS-kompatibel in der EU
- → QES mit qualifiziertem Zertifikat auf Hardware-Token
- → Optionaler RFC-3161-Zeitstempel
- → Inkrementelles Update erhält vorhandene Signaturen
Zugangsdaten
- → PKCS#12: .p12/.pfx + PIN pro Sitzung
- → PKCS#11: USB-Token per Seriennummer
- → PIN wird nie auf Datenträger gespeichert
- → Falsche PIN wird erkannt, um Token-Sperren zu vermeiden
- → Automatische Treibererkennung auf Windows, macOS, Linux
Platzierung
- → Drag-and-drop auf Live-PDF-Vorschau
- → Position pro Profil gespeichert
- → Alle Seiten, gerade/ungerade oder eigener Bereich
- → Sichtbar: Name, Grund, Ort, Datum, Logo
- → PNG/JPG-Logo inklusive transparentem PNG
Leistung
- → 20–60 Dokumente pro Minute
- → Parallele Verarbeitung
- → Fortschritt pro Datei und Gesamtfortschritt
- → Atomare Ausgabe ohne Teildateien
Phase 3 — Serieller Multi-Signer-Workflow
Wenn ein Stapel mehrere Unterzeichner in definierter Reihenfolge braucht, orchestriert der Workflow-Tab die Kette.
- 1.Geordnete Liste. Der Administrator definiert Unterzeichner und XignAll-Profile.
- 2.Benachrichtigungen. Jeder Unterzeichner signiert und XignAll informiert den nächsten.
- 3.Ausfallsicherheit. Ein abwesender Unterzeichner kann übersprungen werden.
- 4.Optionales SEAL am Ende. Eine Organisationssignatur zertifiziert den finalen Stapel.
- 5.Signaturtabelle neu erstellen. Bei Markerzeile wird die alte Tabelle entfernt und neu aufgebaut.
Server Edition — Automatischer Folder Watch
Die Server Edition läuft im Hintergrund. Dokumente in überwachten Ordnern werden automatisch konvertiert und signiert.
Telegram-Bot — Remote-SEAL-Signatur
Die Server Edition enthält einen Telegram-Bot für autorisierte Nutzer, die Dokumente von jedem Gerät senden.
Ablauf
- Nutzer sendet Datei oder Foto an den Bot
- XignAll empfängt die Datei auf dem Server
- Konvertiert bei Bedarf nach PDF
- Signiert mit konfiguriertem SEAL-Profil
- Sendet das signierte PDF in Sekunden zurück
Unterstützte Eingaben
- → Office-Dokumente: .docx, .doc, .odt, .rtf, .txt, .xlsx, .xls, .ods, .csv
- → Bilder: .jpg, .png, .bmp, .tiff, .gif, .webp
- → Telefonfotos über Telegram
- → PDFs direkt ohne Konvertierung
Zugriff per Whitelist: Nur autorisierte Telegram-IDs können den Bot nutzen. Admin-Befehle: /status, /users, /log.
Unterstützende Werkzeuge
In XignAll integriert — keine externe Software nötig.
Zusammenführen & Teilen
Mehrere PDFs kombinieren oder nach Seitenbereichen aufteilen. Stapelverarbeitung.
Drehen & Wasserzeichen
Bestimmte Seiten drehen oder Text-/Bild-Wasserzeichen auf ganze Stapel anwenden.
Anonymisieren
E-Mails, IBANs, Telefonnummern, Passnummern und Karten automatisch per Regex schwärzen.
Text & Bilder extrahieren
Text als .txt oder eingebettete Bilder aus beliebigen PDFs extrahieren.
Metadaten bearbeiten
PDF-Metadaten wie Titel, Autor, Betreff, Schlüsselwörter und Producer ändern.
Verschlüsseln / entschlüsseln
PDFs mit Passwort schützen oder Schutz im Stapel entfernen.
Stempel-Extractor
Foto einer handschriftlichen Signatur oder eines Stempels → transparenter PNG-Stempel.
Signaturen prüfen
Signierer, Zertifikat, Zeitstempel und erkannte Änderungen kontrollieren.
Signaturprofile
Unbegrenzte Profile mit Zertifikat, Platzierung und Erscheinungsbild speichern.
Häufige Fragen
Werden Dokumente in die Cloud hochgeladen?
Nein. XignAll signiert lokal; Dokumente, Zertifikat und PIN bleiben in Ihrer Umgebung.
Kann ich einen qualifizierten USB-Token nutzen?
Ja. XignAll unterstützt PKCS#11 für eToken, SafeNet und kompatible Geräte.
Was passiert bei Fehlern?
Der Stapel läuft weiter, der Fehler wird protokolliert und die Datei isoliert.
Welche Plattformen werden unterstützt?
Windows, macOS und Linux.
Bereit für den ersten Stapel?
Die kostenlose Edition ist ohne Zeitlimit für Windows, macOS und Linux verfügbar.